Petit dictionnaire de la modernisation de l'état


Des savoirs-faire pour sortir de l'ornière

La modernisation de l'état, on en parle plus qu'on ne la fait. Parmi les nombreuses raisons qu'on peut invoquer : le manque de savoir-faire. A travers ce petit dictionnaire, les mots clefs qu'il s'agirait d'introduire dans la culture de la haute administration.

Thème débattu s'il en est, la modernisation de l'état occupe depuis de nombreuses années un espace de parole important mais elle tarde à se déplacer sur le terrain des réalisations. Hormis quelques réformes ponctuelles (en 2000/2001 : le code des marchés publics ; la suppression des fiches d'état civil et des photocopies certifiées conformes ; etc.), l'Etat français poursuit sa course à la complexité. Ainsi, 17 nouveaux impôts ont été créés entre 1999-2001 pour un supprimé [1] .

L'impossibilité apparente de la modernisation de l'Etat a donné lieu à de nombreuses tentatives d'explication, souvent teintées de parti pris idéologiques. Immensité des enjeux financiers (plus de 45% du P.I.B. captés par l'Etat)… Contribution des fonctionnaires à la réussite électorale de certains partis. Taille de l'institution qui la rendrait inerte... Facteurs historiques et sociologiques...

Autant de points de vue sur ce thème complexe. Mais la dissertation ne fait pas la modernisation. L'administration ne s'en trouve guère modifiée.

Parmi les thèmes absents du débat, on trouve les savoir-faire. Les grands commis de l'Etat savent-ils conduire une réforme ? Silence. La culture de l'administration apporte-t-elle les outils nécessaires à son adaptation ? Motus et bouche cousue. Les sciences du management restent méconnues de la fonction publique, alors même qu'elles occupent une place reconnue dans le secteur privé. Organisation par processus ? "Connais pas !" Reengineering ? "Jamais entendu parler !" Systémique ? "De quoi s'agit-il précisément ?" Valeur ajoutée ? "Qu'est-ce au juste ?". Contrôle de gestion ? “C'est quoi ça ?”

Quels sont ces savoir-faire ? Cet article en présente quelques-uns sous forme d'un petit dictionnaire de la modernisation de l'état.

Contrôle de Gestion, nm : 1. Démarche comptable qui permet de se faire une idée relativement précise de combien l'on dépense vraiment pour produire chaque type de service. 2. Démarche stratégique qui amène à faire de réels choix d'allocation des ressources aux services et organisations prioritaires. 3. Nouveau mode de gestion des affaires publiques appelé à supplanter la simpiternelle reconduction des budgets.

Systémique nf : 1. Science des systèmes, développée à partir des années 1940 (cybernétique) dans tous les domaines techniques. A permis l'émergence de l'électronique, de l'informatique, de la robotique, de l'écologie, etc. 2. Techniques pour l'étude, l'analyse, la formalisation et l'optimisation de systèmes humains et de processus de travail. 3. Effets systémiques : effets indirects d'une décision. La suppression des fiches d'état civil n'a pas tenu compte des effets systémiques. De nombreuses administrations exigent dorénavant des extraits d'acte de naissance, avec des conséquences pour les mairies, etc.

Impacté [2] nm : 1. Personne (ou groupe de personnes), interne ou externe à l'administration, sur laquelle un projet de modernisation aura un impact, désiré ou pas / susceptible d'avoir un impact sur le bon déroulement d'un projet de modernisation. 2. Groupes épars de français dont on oublie systématiquement les enjeux lors des projets de modernisation, conduisant à de fortes résistances de leur part, et bien souvent à l'échec des projets.

Entretien d'Evaluation, nm : 1. Entretien annuel, en tête à tête entre le fonctionnaire et son hiérarchique direct, portant sur les actions réalisées dans l'année écoulée et les priorités de l'année à venir. 2. Occasion annuelle de se dire les choses d'une façon pondérée, franche et sincère. 3. Démarche de management peu compatible avec la regrettable habitude de l'administration qui consiste à disséminer la responsabilité dans tant et tant de mains différentes que l'action s'en trouve fortement entravée.

Bénéfices secondaires nm : 1. Satisfaction matérielle ou psychologique qu'un acteur du système obtient en marge de la finalité affichée du système. 2. Tendance active au sein de l'administration a établir des organisations qui correspondent aux priorités d'un petit nombre d'acteurs, alors qu'elles sont présentées comme étant la meilleure solution possible pour le pays dans son ensemble.

Organisation statique nf : 1. Forme de pensée organisationnelle basée sur les organigrammes, les définitions de postes et les lettres de mission. Inspirée des modèles militaires du XIX ème siècle, elle s'est généralisée dans les entreprises et l'administration. 2. Schéma d'organisation axé sur la dilution des responsabilité et la propriété individuelle des postes de travail. 3. Tendance à penser que l'organisation actuelle est immuable et ne sera jamais remise en cause. Une erreur historique.

Organisation dynamique nf : 1. Forme de pensée organisationnelle basée sur la description des processus ou des activités de l'organisation, avec comme outil principal le schéma de processus. L'organisation dynamique met en valeur l'enchaînement des actions qui permettent à l'organisation de créer de la valeur ajoutée (produits ou services). 2. Forme d'organisation qui favorise la flexibilité (et donc l'adaptabilité), la responsabilité des acteurs et l'amélioration de l'efficacité organisationnelle. Elle tend de ce fait à supplanter l'organisation statique.

Reengineering [3] nm : 1. Méthodologie conçue au début des années 90 pour aider les organisations à repenser à la fois leurs positionnements institutionnels ("A quoi servons-nous ?") et leurs processus internes ("Comment fonctionnons-nous ?"). A permis de belles réalisations (Usines de la SMART par exemple). 2. Technique qui permettrait de repenser de façon globale le fonctionnement de pans entiers de l'administration, au delà des clivages artificiels entre structures actuelles.

Valeur ajoutée nf : 1. Services rendus par une organisation (entreprise ou administration) à ses clients ou usagers sous la forme de produits matériels ou de satisfactions psychologiques. 2. Concept difficile à appliquer à de nombreux services de l'administration, tant leur positionnement est confus, leur utilité parfois peu manifeste.

Sous optimisation nf : 1. Changement qui améliore ponctuellement le fonctionnement d'un service tout en ayant des répercussions négatives sur le reste de l'organisation. 2. Tendance vivante dans l'administration à ne s'occuper que de "son maillon de la chaîne", sans égard pour les difficultés induites ailleurs. Dégénère facilement en univers kafkaïen. 3. Manque d'imagination et de créativité qui préside parfois aux solutions proposées par l'administration.

Causalité linéaire nf : 1. Mode de pensée très répandu selon lequel chaque effet n'aurait qu'une seule cause qu'il s'agit d'identifier. 2. Habitude de pensée aberrante lorsqu'on a affaire à un système. A condamné à l'inefficacité de nombreuses mesures décidées par l'administration et le monde politique.

Causalité circulaire nf : 1. Mode de pensée adapté à la réalité systémique, selon lequel chaque variable dans un système est reliée aux autres par des liens de causalité circulaire ou rétroactive. 2. Interactions en boucles qui tendent à légitimer des préjugés. Par exemple : "Le manque de compétences systémiques rend la haute administration incapable de penser la modernisation de l'état. L'absence d'exemples probants de modernisation entraîne le foisonnement de théories explicatives. Les théories explicatives légitiment l'inaction des dirigeants. Ceux-ci se sentent fondés à rester dans l'inaction. L'inaction entraîne l'absence de compétence." CQFD.

Derrière chacun de ces mots se cachent des savoir-faire, souvent inspirés par la systémique. Conceptualiser une organisation dynamique ou définir une valeur ajoutée ne s'improvisent pas. Il faut de la formation, un entraînement, un état d'esprit qui ne s'acquière que par la pratique. Aujourd'hui encore, la modernisation de l'état n'est pas "pensable" par l'administration puisque les outils pour la penser sont généralement méconnus.

On ne peut que continuer d'en parler, faute de savoir la faire.

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